経営者のみなさん、こんな事でお困りではないですか?
「従業員が引越をした場合、会社として行う手続ってなに?」
会社の規模が大きくなり、従業員を雇えるようになった際には、
社員の管理体制福利厚生もきちんと整えなくてはいけません。
当然、従業員が転居する事もあるでしょう。
そんな時、会社として行う手続きは意外と盲点となり、
誰に相談していいのか困ってしまいます。
今回は従業員の住居移転に関する会社の手続きについてお教えいたします。
併せて、経営者が転居した場合も考えていきましょう。
従業員の引越
会社で行う手続き
新住所に関する書類の提出
新しい住所が正しく確認できる書類を提出してもらう必要があります。
住民票や運転免許書(コピー可)が該当します。
労働者名簿の変更
労働者名簿に変更が生じた場合は、会社は遅滞なく労働者名簿を変更しなくてはいけません。
健康保険書の変更手続き
従業員のマイナンバーと基礎年金番号が紐づいている場合は、特に届出は不要です。
マイナンバーと基礎年金番号が紐づいていない場合、マイナンバーがない海外居住者や短期在留外国人の場合は、
「被保険者住所変更届」を遅滞なく提出する必要があります。
被扶養配偶者の変更届も必要となってきます。
なお、健康保険証のカードは裏の住所を手書きで書き直す事でそのまま使用できます。
<参照>日本年金機構 「従業員及び被扶養配偶者の住所に変更があったときの手続き」
雇用保険の手続き
雇用保険に関しては、ハローワークへ手続書類を提出する必要はありません。
ただし、婚姻などにより氏名が変更した場合は届出が必要になります。
住民税
住民税はその年の1月1日現在、住民票がある納付先へ6月から納めることになります。
従って、4月1日に住民票を新住所へ移動した場合、その年は旧住所へ住民税を納めます。
新住所へ住民税を納めるのは、翌年からとなります。
交通費の再計算
在宅勤務などではない限り、通勤交通費に変更が生じます。
新しい通勤ルートを提出してもらい、再計算しましょう。
給与支払報告書
給与支払報告書は1月1日現在、住所がある市区町村へ提出します。翌年度からの提出先の変更に注意しましょう。
従って、4月1日に転居した場合はその年は旧住所へ給与支払報告書を提出することになります。
・会社加入の保険関係の変更手続き
会社でまとめて加入している損害保険や傷害保険などで住所の変更手続きが必要なものもあるので、確認しましょう。
より詳しく知りたい方は「従業員が退職した場合の手続きはどうしたらいいの? 退職手続きの流れ」をご参照ください。
個人で行う手続き
転出届
転居に伴い、今住んでいる地域を出ていく事を「転出届」により報告します。
転出届の提出は転居の2週間前位から、転居後2週間以内に転居元の市区町村の役所・役場に提出する必要があります。
転入届
転入届は転居後2週間以内に転居先の市区町村の役所・役場に提出する必要があります。
マイナンバー
マイナンバーも住所変更の手続きが必要です。
家族全員分のマイナンバーカードと印鑑、免許書などの本人確認書類を持参の上、
転居日の前後14日間に引越元の市区町村の役所・役場にて転出の手続、転居後14日以内に
引越先の市区町村の役所・役場にて転入の手続きをしましょう。
印鑑登録
住宅ローンの契約などに必要となる印鑑証明書を取り寄せるのに必要な印鑑登録ですが、転居に伴い、手続きが必要です。
今まで住んでいた市区町村の役所・役場自治体で印鑑登録の廃止手続を行い、
新住所の市区町村の役所・役場自治体で新たに印鑑登録手続きが必要です。
特に届出期限などはありません。
国民健康保険
国民健康保険は旧住所の市区町村の役所・役場で転居後14日以内に(転居前から手続可能)資格喪失手続きを行い、
新住所の市区町村の役所・役場自治体で加入手続きを転居後14日以内に行う必要があります。
国民年金
国民年金も転居先の自治体で住所変更の手続きを行う必要があります。
公共料金・NHK・ネット回線
ライフラインやネット環境なども住所変更手続きが必要になってくるので、確認しましょう。
郵便物の転送届
転居に伴い、郵便物を転送する必要があります。
転送届はインターネット、直接郵便局の窓口での届出などの方法があります。
届出日から1年間は転送してくれます。
郵便物を旧住所のまま放置していると、旧住所の新しい住人に個人情報が漏れてしまう危険性がある為、速やかに手続きをしましょう。
<参照>郵便局PC用 郵便局スマーフォン用
ペットがいる場合
犬などの国の指定動物を飼育している場合は、役所もしくは保健所で転居前に転居の手続きをし、
鑑札と狂犬病の予防注射をしていることを証明する注射済票を取得する必要があります。
代表者の引越
会社の代表者の住所変更は登記事項とされています。
変更登記申請書を管轄の法務局へ転居後2週間以内に提出します。
代表者の住所変更に伴う登録免許税は1万円です。(資本金1億円以上の会社は3万円)
住民票の添付は必要ありません。
<参照>変更登記 申請書 サンプル
まとめ
いかがでしたか?
自宅の転居に伴う手続きは多岐に渡ります。
Takeoffer会計事務所では企業の代表者や従業員の転居に関わる
手続きのサポートを行っております。
何かありましたらお気軽にお問合せください 。